Vous lancez votre organisme de formation (OF) et vous préparez votre budget. Vous avez vu des offres d’experts-comptables en ligne à 70€ par mois. Tentant, non ?
Stop.
Avant de signer, vous devez comprendre une chose : un organisme de formation n’est pas une entreprise comme une autre.
Vos obligations n’ont rien à voir avec celles d’un consultant freelance ou d’un e-commerçant. Vous jonglez avec le Bilan Pédagogique et Financier (BPF), la certification Qualiopi, l’exonération de TVA et, depuis peu, une comptabilité analytique exigée par France Compétences.
Si votre expert-comptable ignore ces acronymes, l’économie de quelques centaines d’euros par an pourrait vous coûter votre numéro de déclaration d’activité.
La vraie question n’est pas seulement « combien coûte un expert-comptable pour un organisme de formation ? », mais « combien coûte un expert-comptable qui comprend réellement mes obligations spécifiques et sécurise mon activité ? »
Les infos à retenir (si vous n’avez pas le temps de tout lire)
- 💰 Le tarif de base : Pour un organisme de formation, attendez-vous à un budget annuel entre 1 200 € et 2 500 € HT, bien plus que les 875 € moyens d’une TPE standard.
- ⚖️ Le vrai surcoût : Ce n’est pas le volume de factures qui fait le prix, c’est la complexité réglementaire.
- 📊 L’obligation clé : La comptabilité analytique (selon l’Arrêté du 21 juillet 2020 modifié en 2023) est obligatoire pour remonter les coûts complets de vos formations à France Compétences.
- 🚫 Le risque du « low-cost » : Un comptable en ligne non spécialisé ratera votre Bilan Pédagogique et Financier (BPF), ce qui peut entraîner la perte de votre Numéro de Déclaration d’Activité.
- 👍 Spécialisé vs. Ligne : Un cabinet spécialisé est plus cher, mais il inclut la veille réglementaire (Qualiopi, CPF) et sécurise votre conformité.
Combien coûte un expert-comptable pour un organisme de formation ? (Tarifs 2025 et critères)
Soyons directs. Si vous cherchez un tarif de base pour une petite entreprise (TPE), les prix moyens en 2025 sont assez clairs :
- Un expert-comptable en ligne (généraliste) : environ 875 € HT par an.
- Un expert-comptable de proximité (généraliste) : environ 1 700 € HT par an.
Mais voilà le piège : votre OF n’est pas une TPE standard. Ces tarifs ne couvrent que la saisie, la TVA de base et le bilan. Ils n’incluent aucune des missions spécifiques indispensables à un organisme de formation.
Pour un OF, attendez-vous plutôt à une fourchette allant de 1 200 € à 2 500 € HT par an pour un service qui couvre vos obligations de base (hors gestion de la paie).
Un expert comptable organisme de formation compétent ne se contente pas de « faire le bilan » ; il sécurise votre activité en validant votre conformité réglementaire.
Le coût final de votre expert-comptable dépendra de trois critères principaux.
Le volume d’activité (factures et stagiaires)
C’est le critère le plus évident. Plus vous avez d’opérations, plus le temps de saisie et de vérification est long. Le devis prendra en compte :
- Le nombre de factures d’achat et de vente par mois.
- Le nombre de stagiaires gérés.
- La complexité des financements (CPF, OPCO, Pôle emploi, financements directs…).
La gestion de la paie
Si vous avez des formateurs salariés (permanents ou occasionnels), la gestion de la paie est un poste de coût majeur. Les tarifs se situent généralement entre 20 € et 35 € HT par bulletin de paie. Ce coût s’ajoute au forfait de tenue comptable.
L’étendue des missions spécifiques à l’OF
C’est le point le plus important et celui qui justifie l’écart de prix. Un comptable généraliste facturera ces missions en « hors forfait » (s’il sait les faire), tandis qu’un spécialiste les inclura dans sa lettre de mission.
Les 3 missions spécifiques à l’OF qui impactent le devis (et que les concurrents oublient)
C’est ici que le prix se justifie et que les offres à 70€/mois s’effondrent. Un organisme de formation doit répondre à des obligations que 99% des autres entreprises ignorent.
1. Le Bilan Pédagogique et Financier (BPF)
C’est votre document de survie. Chaque année, vous devez déposer ce bilan (avant le 31 mai) auprès de la DREETS (ex-DIRECCTE). Il retrace votre activité, le nombre de stagiaires, les heures de formation et les données financières.
Le risque : Le BPF doit être parfaitement cohérent avec votre bilan comptable. Une erreur, un oubli, ou un BPF non déposé, et c’est votre Numéro de Déclaration d’Activité (NDA) qui est en jeu. Au-delà du défi technique, il y a un enjeu de timing : le délai de production d’un bilan comptable doit être anticipé pour respecter l’échéance du 31 mai. Un expert-comptable spécialisé s’assure que les chiffres « collent » parfaitement.
2. La comptabilité analytique (pour France Compétences)
C’est l’obligation la plus récente et la plus technique, issue de l’Arrêté du 21 juillet 2020 (modifié en 2023).
Tous les OF (y compris ceux certifiés Qualiopi) qui dispensent des formations certifiantes (RNCP, RS) doivent mettre en place une comptabilité analytique.
L’objectif : Vous devez être capable de calculer le « coût complet » de chaque formation (charges directes et indirectes) et de transmettre ces données à France Compétences. Un comptable généraliste ne sait tout simplement pas paramétrer cette analytique. Un spécialiste OF, si.
3. La gestion de l’exonération de TVA
Par défaut, la formation professionnelle est exonérée de TVA. C’est un avantage, mais un casse-tête comptable si vous avez d’autres activités.
- Le cas simple : Vous ne faites que de la formation exonérée.
- Le cas complexe : Vous faites de la formation exonérée ET du conseil (soumis à TVA).
Dans ce second cas, votre expert-comptable doit mettre en place une comptabilité avec secteurs distincts. Cela implique de séparer les charges, de calculer un coefficient de déduction de TVA complexe et de gérer des déclarations spécifiques. C’est une gymnastique fiscale qui demande une vraie expertise.
Expert-comptable en ligne ou cabinet spécialisé OF : que choisir ?
Le choix ne se fait pas sur le prix, mais sur la compétence. Vous avez le choix entre une solution « low-cost » généraliste et une solution « premium » spécialisée.
Le face-à-face : Ligne vs Spécialisé
Voici une comparaison directe pour vous aider à arbitrer.
| Critère | Expert-comptable en Ligne (Généraliste) | Cabinet Spécialisé Organisme de Formation |
|---|---|---|
| Prix moyen annuel (hors paie) | 800 € – 1 200 € HT | 1 500 € – 3 000 €+ HT |
| Gestion du BPF | Non inclus (ou en option coûteuse et risquée) | Standard, inclus dans la mission |
| Comptabilité Analytique (France Compétences) | Quasiment jamais géré | Maîtrisé et intégré |
| Gestion TVA (Secteurs distincts) | Rarement maîtrisé | Standard, inclus dans la mission |
| Conseil (Qualiopi, CPF, veille) | Aucun | Inclus (veille réglementaire, optimisation) |
Le verdict : qui gagne pour un OF ?
Le cabinet en ligne est séduisant pour son prix, mais c’est un pari extrêmement risqué. Vous devrez « sur-piloter » votre comptable, lui expliquer son métier, et vous finirez probablement par faire le BPF vous-même.
Le cabinet spécialisé coûte objectivement plus cher, mais ce prix achète votre tranquillité d’esprit. Vous payez pour une expertise qui sécurise votre chiffre d’affaires et votre droit d’exercer.
Gérer sa comptabilité d’OF soi-même : bonne ou mauvaise idée ?
La dernière tentation est celle du « Do It Yourself » (DIY). « Je vais acheter un logiciel de gestion et tout faire moi-même pour économiser 2 000 €. »
Sur le papier, c’est possible. En pratique, c’est une très mauvaise idée.
Le mirage des logiciels de gestion (Digiforma, Hopforce…)
Des outils comme Digiforma, Hopforce ou Of-Forma sont excellents pour la gestion administrative de votre OF. Ils gèrent les conventions, les feuilles de présence, le suivi Qualiopi et l’envoi de factures.
Mais ils ne font pas de comptabilité.
Ils préparent les données (exportent les factures), mais ils ne gèrent ni la saisie des achats, ni la TVA, ni le BPF, ni la comptabilité analytique. Vous aurez toujours besoin d’un outil comptable en plus, et surtout, de l’expertise pour valider les flux.
Le risque de la non-conformité
Gérer sa comptabilité seul, c’est prendre le risque de l’erreur.
- Que se passe-t-il si votre BPF est faux ? Vous risquez un contrôle de la DREETS et, au pire, la perte de votre NDA.
- Que se passe-t-il si votre comptabilité analytique est absente ? Vous êtes en défaut vis-à-vis de France Compétences.
- Que se passe-t-il si votre gestion de la TVA est erronée ? Vous risquez un redressement fiscal.
Le coût d’un redressement ou d’une perte de certification dépasse de très loin les 1 500 € à 2 500 € annuels d’un expert qui sécurise votre dossier.
Finalement, chercher le « coût » d’un expert-comptable pour un organisme de formation, c’est poser la mauvaise question. La vraie question est : « quel est le prix de la sécurité ? » Un comptable généraliste vous coûtera 900€ par an, plus 5 000€ de redressement potentiel. Un spécialiste vous coûtera 2 000€ et vous laissera vous concentrer sur votre vrai métier : former. Le calcul du coût d’un expert-comptable pour un organisme de formation est vite fait.
Questions fréquentes
Est-ce obligatoire d’avoir un expert-comptable pour un OF ?
Légalement, ce n’est pas obligatoire si vous êtes en entreprise individuelle (hors société). En revanche, dès que vous êtes en société (SASU, EURL), vous devez déposer des comptes annuels. Vu la complexité du BPF et de la comptabilité analytique, il est indispensable en pratique d’être accompagné pour éviter la perte de votre agrément.
Quelle est la différence de coût pour un CFA ?
Les Centres de Formation d’Apprentis (CFA) ont des obligations souvent plus lourdes que les OF classiques. Ils gèrent des flux financiers spécifiques liés aux contrats d’apprentissage et aux subventions. Les coûts d’accompagnement comptable sont donc généralement supérieurs à ceux d’un OF standard.
Mon expert-comptable peut-il m’aider pour Qualiopi ?
Indirectement. Il ne fera pas l’audit de certification, mais un expert spécialisé OF s’assurera que votre comptabilité (notamment analytique) est conforme aux exigences de l’indicateur 22 de Qualiopi (relatif à la « collecte et l’analyse des coûts »).
Puis-je changer d’expert-comptable en cours d’année ?
Oui, mais c’est complexe. Vous devez respecter le préavis prévu dans votre lettre de mission (souvent 3 mois avant la clôture des comptes) et payer les honoraires dus. Le meilleur moment pour changer est juste après le dépôt de votre bilan annuel.
